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想做好文件管理?得先練“四個有”

工作實務學習專欄

  文件管理工作,尤其是密級文件管理,職責重要,不容有失。面對新形勢新任務,文件管理人員要有新擔當新作為,精雕細琢、精益求精,練就“四個有”,以心“護文”。

  眼里有戒律

  因為能夠較多、較早地接觸到各類文件,所以對于文件管理人員有著更高的紀律要求。必須不斷強化規矩和紀律意識,將有形的制度約束轉化為無形的戒律,增強遵規守紀的行動自覺。

  知敬畏。心存敬畏,才能使知行不逾越法紀。文件管理人員要從內心深處敬畏文件管理崗位、敬畏管理的文件、敬畏工作紀律和制度。在文件傳閱過程中,既不隨意擴大傳閱范圍,也不遺漏文件閱知對象,牢記任何馬虎、粗心都有可能釀成嚴重的后果。

  知榮辱。文件管理人員要樹立正確的榮辱觀,把做好文件管理作為組織和崗位賦予自己的責任和使命,以文件管理有序高效為榮,以文件管理混亂無序為恥,按照崗位的職責和要求做好文件管理,充分發揮文件效用。

  知底線。文件管理須慎之又慎,文件管理人員要始終牢記崗位底線,不將文件帶離辦公區域,不將文件內容告知無關人員,更不能將獲知文件內容作為炫耀的資本。

  腦中有知識

  文件管理看似簡單,實則復雜,它既是一個專業性強的“專業崗”,也是一個綜合性強的“綜合崗”。

  專業指的是文件管理涉及文件處理的各項專業知識,而綜合則指文件管理除了需要專業知識外,還要對行文規則、單位職能設置、地區經濟社會狀況等了然于胸。

  從基礎層面看,文件管理人員要熟知文件處理的業務知識,清楚地掌握對文件處理部門和人員的要求、設施設備要求、密級文件管理要求、降解密規定、文件印發傳達范圍規定、復制和匯編文件規定、文件撤銷和廢止規定、文件管理和保存規定等。

  這些專業的、基礎性的業務知識是做好文件管理的基礎和前提。

  從拓展層面看,文件管理人員要具備一定的文件處理知識。文件處理包括了文件擬制、文件管理等一系列具體工作,它們之間相互關聯、相互銜接,文件管理是其中的一個部分和環節。

  文件管理人員在收文之后,除作好登記和分發外,還應判斷文件是否需要辦理,應由哪個部門、以何種方式抓好貫徹落實等。

  從宏觀層面上看,文件管理人員還要掌握時事政治、國情地情等綜合知識。文為事轉,文件服務于公務處理,只有具備了相應的綜合知識,掌握當前國家和地方發展的形勢和動態,才能更好地發揮文件的輔政作用。

  手上有方法

  每個文件管理部門或者文件管理人員都有一套成文的或者不成文的文件管理方法,這些方法是文件管理人員管理文件的指南和向導。一名優秀的文件管理者不僅要一以貫之地繼承規范化的文件管理流程,還要在繼承的基礎上加以創新和改進,以適應新要求。

  一方面,善于繼承,使文件管理安全有序。文件安全有序,尤其是涉密文件安全有序是文件管理最基本的要求。文件管理發展至今,各單位都有較為豐富的管理經驗和較為成熟的管理辦法,文件管理人員要善于吸收借鑒原有工作方法,細心、耐心、規范地管理多方來文和本級文件,做到清點仔細、核對無誤、登記齊全、管理嚴謹。

  另一方面,敢于創新,使文件管理便捷高效。曾有不少單位文件管理人員為了確保文件不丟失,人為地縮小文件的傳閱和使用范圍,減少文件使用頻次,究其原因,不乏文件管理人員缺乏適應工作需求的管理方法的因素。文件服務于人、服務于工作,安全有序并非文件管理的最終目的。要在確保文件發放不出錯、文件清退不遺漏、文件管理不缺失的基礎上創新工作方法,用高效便捷的方式和安全可靠的方法使文件管理事半功倍、質量效率雙豐收。

  心中有激情

  鑒于文件管理的程序嚴謹、要求嚴格等特點,文件管理人員要充分認識崗位的“利弊”,對工作始終充滿激情。

  生得了愛。所謂愛崗敬業,就是要對崗位充滿感情,充分認同崗位、認可崗位,文件管理人員要認識到崗位的價值、認可崗位職責定位,從心里接納文件管理,對自己所從事的工作充滿自豪感、價值感和認同感。

  經得起繁。文件管理不同于其他工作,在程序上較為繁瑣。比如,收文時,要逐件清點,對主要信息等進行詳細記錄;發文時,要嚴格登記,由專人按照文件編號進行領??;退文時,無論清退對象有多少、清退文件有多少,都需要一份不落地核對,不能容許半點錯誤和含糊。這都要求文件管理者能夠細心、耐心,經受住各種“繁”而不心煩。

  沉得下心。心煩氣躁是作不好文件管理的,眼高手低也不能作好文件管理。文件管理或許比較“枯燥”,看似不及一些工作“風光”,但無人能否定它的重要性。文件管理者要做好這項工作,就要真誠地珍惜這個崗位、真正地融入這個差事,干一行愛一行。一旦從事它,就要有滴水穿石的韌勁、一干到底的執著、甘于平凡的奉獻。

發布時間:2020年01月05日 22:40 來源:“秘書工作”微信公眾號 編輯:靳建朋 打印

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